Vanwege een fout bij de postverwerking van de gemeente Utrecht zijn 127 brieven niet bij de juiste personen terechtgekomen. Er zijn inmiddels maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het probleem niet meer voorkomt.
In november vorig jaar kwam men erachter dat 127 poststukken, die tussen juni 2020 en november 2022 naar de gemeente waren gestuurd, verkeerd waren verwerkt en daardoor ongelezen zijn gebleven. De fout kwam aan het licht nadat in een aangetekende brief een melding was gemaakt van een brief die eerder was verzonden. “Deze eerder verzonden brief was niet bekend bij het geadresseerde organisatieonderdeel”, is te lezen in een brief aan de raad.
Digitaal
Alle fysieke poststukken die bij de gemeente binnenkomen worden gedigitaliseerd en vervolgens naar de beoogde ontvanger verzonden. Uit onderzoek is gebleken dat de verdwenen poststukken in een verkeerde map waren beland. Dit kon gebeuren omdat oude digitale mappen nog niet waren afgesloten nadat een nieuwe map was aangemaakt.
Hierdoor zijn 92 brieven die waren gericht aan de afdeling Ruimte en 35 poststukken voor de afdeling Financiën destijds niet aangekomen bij de juiste persoon. “Door de foutieve verwerking zijn deze poststukken tot november 2022 ongelezen gebleven.”
Maatregelen
Na het ontdekken van de fout zijn de 127 brieven alsnog naar de beoogde ontvangers gestuurd. “Met het verzoek de poststukken zo spoedig mogelijk te behandelen en te beoordelen op eventuele inhoudelijke impact van de late behandeling.”
Ook zijn er tot slot maatregelen genomen die moeten voorkomen dat er weer brieven in het systeem blijven hangen.
6 Reacties
Reagerenah dat verklaart alles: https://www.duic.nl/algemeen/gemeente-utrecht-moet-ruim-930-000-euro-aan-dwangsommen-betalen-aan-enkele-inwoner/
Ik diende een bezwaar in tegen karaokecafe op de Ganzenmarkt open tot 5 uur in de ochtend
Reactie gemeente 0
Na 2 maanden, toch maar eens belletje
Reactie gemeente, sorry , druk, nog even geduld,,,,fijne dag
Anderhalf jaar verder
Reactie gemeente 0
Fijne ✋ dag
@Rutger: daar moest ik ook gelijk aan denken
“Alle fysieke poststukken die bij de gemeente binnenkomen worden gedigitaliseerd en vervolgens naar de beoogde ontvanger verzonden. ”
Dat is natuurlijk volkomen belachelijk.
De geadresseerde afdeling kan ook die brieven openmaken, lezen en dan inscannen en opslaan.
Dat is de hele bedoeling van een POSTSTUK, dat het met aandacht wordt gelezen door de geadresseerde en niet door een slechtbetaalde klerk in de kelder.
Dat was in de jaren ’80 nog normaal want dat was toen heel progressief (film the secret of my succes 1987). Anno 2023 is dat in het verleden blijven hangen en eigenlijk ronduit onbeschoft.
Want de afzender neemt de moeite om die brief te tikken/printen of schrijven, moet moeite doen om een postzegel/aangetekend te kopen, en moet dan ook nog opzoek naar een brievenbus.
Allemaal verspilde moeite, tijd en geld want de gemeente Utrecht heeft liever een email want dat is zo lekker makkelijk op het luie stoeltje achter het laptoppie.
Begrijp me niet verkeerd, fouten maken is menselijk. Maar fouten kunnen voorkomen is geniaal.
Ambtenaren reageren sowieso nooit, geldt ook voor mail, whatsapp en whatever. Dus ook al waren de brieven juist doorgestuurd dan was er nog niets gebeurd.
Ik zou wel willen weten hoeveel poststukken de gemeente in totaal verwerkt. Het moet natuurlijk gewoon goed gaan maar denk hier aan een foutmarge van minder dan 0.001% over ongeveer 2 jaar.