De gemeente Utrecht heeft momenteel grote moeite om Wob-verzoeken binnen de wettelijke termijn te behandelen. Vanwege onder meer personeelstekorten, een toegenomen aantal Wob-verzoeken en de omvang van de verzoeken blijven Wob-verzoeken langer op de plank liggen dan de bedoeling is. Volgens de gemeente is het probleem niet op korte termijn op te lossen.
Via een verzoek op basis van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) kan iedereen documenten opvragen bij de gemeente. Medewerkers van de gemeente gaan vervolgens aan de slag om de documenten te verzamelen, controleren en anonimiseren. Als een Wob-verzoek is afgerond, verschijnt de opgevraagde informatie op de website van de gemeente.
Dat traject is nu dus vertraagd, vanwege onder meer een tekort aan medewerkers. Het personeelstekort speelt in heel het land en heeft onder meer te maken met een nieuwe wet, de Wet open overheid (Woo), die volgend jaar van kracht wordt. Overheden zijn bezig met personele uitbreiding en daardoor is landelijk een tekort ontstaan aan mensen voor de behandeling van Wob-verzoeken.
De werkbelasting bij Wob-medewerkers is dit jaar zodanig toegenomen dat niet alle verzoeken binnen de wettelijke termijn behandeld kunnen worden. Een overheidsorganisatie heeft normaliter vier weken de tijd om op een Wob-verzoek te reageren. Dat mag met vier weken verlengd worden als het bijvoorbeeld gaat om veel informatie.
Toename aantal verzoeken
De gemeente kampt, naast personeelstekorten, met meerdere problemen die er samen voor zorgen dat de behandeling van Wob-verzoeken vertraging oploopt. Zo is het aantal Wob-verzoeken de afgelopen jaren gestegen van gemiddeld 335 per jaar naar 1028 verzoeken in 2020. Ook worden de verzoeken complexer en moeten veel meer documenten beoordeeld worden, stelt de gemeente.
De beslistermijn van Wob-verzoeken is altijd maximaal acht weken; het maakt dan dus niet uit of Wob-medewerkers één rapportage of tien jaar projectarchief door moeten nemen. De behandeling van omvangrijke Wob-verzoeken kost de gemeente naar eigen zeggen 50.000 tot 75.000 euro per verzoek.
Preciezer stellen van vragen
Verder blijkt dat bepaalde indieners van een Wob-verzoek niet bereid zijn om mee te werken aan het preciezer stellen van de vragen en zijn er mensen die structureel Wob-verzoeken indienen zonder dat het belang daaruit blijkt. Omdat de Wob een grondrecht is, hoeft iemand die een Wob-verzoek wil doen niet per se een belang te hebben.
“Het verzamelen en controleren van documenten kost veel tijd en kan ten koste gaan van andere werkzaamheden” – College van B&W
Dan speelt ook nog mee dat de informatie die in een Wob-verzoek gevraagd wordt, opgehaald moet worden bij verschillende afdelingen van de gemeente. “Het verzamelen en controleren van documenten van omvangrijke Wob-dossiers kost veel tijd en kan ten koste gaan van andere werkzaamheden. Omvangrijke Wob-dossiers bevatten veel persoonsgegevens die zorgvuldig onleesbaar moeten worden gemaakt ter voorkoming van een datalek op grond van de AVG”, staat in een brief aan de gemeenteraad.
“Ons archiefstelsel is kwetsbaar, versnipperd, onvoldoende actueel en op onderdelen zelfs onrechtmatig” – College van B&W
Tot slot blijkt dat de gemeente problemen heeft met het archief. “De hoeveelheid ongeordende documenten groeit doordat er in delen van de organisatie beperkt structureel archiefbeheer plaatsvindt. […] Ons archiefstelsel is kwetsbaar, versnipperd, onvoldoende actueel en op onderdelen zelfs onrechtmatig, omdat wij archieven niet tijdig opschonen en vernietigen op grond van de Archiefwet en AVG. De hoeveelheid ongeordende documenten groeit doordat bij Wob-verzoeken en werkt door in het halen van beslistermijnen.” Volgens de gemeente speelt dat probleem niet alleen in Utrecht, maar bij alle overheidsorganisaties.
Prioriteit
De gemeente verwacht niet dat het probleem op korte termijn opgelost kan worden. Daarom is besloten om bepaalde Wob-verzoeken prioriteit te geven. “Openbaarmaking is een recht, we betreuren dit daarom ten zeerste en hebben maatregelen getroffen om zo snel mogelijk de capaciteit op peil te brengen. Dit is zeker niet hoe wij als gemeente willen werken […].”
Om uitval door werkdruk en verdere achterstand te voorkomen, behandelt de gemeente eerst de verzoeken van vóór 2021. “Voor de verzoeken van het huidige jaar hanteren we vervolgens het principe ‘kleine (of eenvoudige) verzoeken vóór grote (of complexe) verzoeken’, om daarmee ruimte te maken voor de meer omvangrijke dossiers van dit jaar.”
“Uiteraard staat het deze verzoekers vrij om tegen termijnoverschrijdingen in bezwaar of beroep te gaan” – College van B&W
Dat betekent dus dat sommige aanvragers pas later de gevraagde documenten zullen krijgen. De gemeente brengt indieners naar eigen zeggen op de hoogte als hun verzoek langer duurt. “Uiteraard staat het deze verzoekers vrij om tegen termijnoverschrijdingen in bezwaar of beroep te gaan. Dit kan ertoe leiden dat wij alsnog op korte termijn moeten beslissen op een Wob-verzoek. Deze prioriteringsmaatregel is dan ook alleen bedoeld voor de korte termijn.”
Lange termijn
Voor de lange termijn neemt de gemeente andere maatregelen. Zo wordt gewerkt aan extra capaciteit, door personeel te werven met jaarcontracten in plaats van tijdelijke contracten. Ook worden binnen de gemeente extra ondersteuners opgeleid om omvangrijke dossiers te behandelen. Tot slot wordt specialistischere software ingezet, waarmee documenten sneller kunnen worden beoordeeld en geordend. Personeel van de gemeente krijgt extra trainingen om met die software om te kunnen gaan.
Gekoppelde berichten
Beveiligingsincident bij gemeente Utrecht; namen van indieners Wob-verzoeken gepubliceerd
De gemeente Utrecht is in de fout gegaan met het anonimiseren van Wob-verzoeken. De gemeente…
14 Reacties
ReagerenIk lees de volgende problemen: Niet goed werkende processen. Onvoldoende menskracht. Onvoldoende kennis bij het personeel.
Je zou verwachten dat er als eerste voor zou worden gezorgd dat de basisprocessen bij de gemeente goed op orde zijn. Goede archivering door alle afdelingen waarbij voldaan wordt aan wet- en regelgeving (AVG) zou een KPI moeten zijn. Ambtenaren zouden moeten worden beoordeeld aan het voldoen aan deze KPI’s.
Van het college zou mogen worden verwacht dat men medewerkers aantrekt met de juiste competenties om deze problemen binnen afzienbare tijd uit de wereld te helpen. Dat is in ieder geval tot nu toe niet gebeurd. Nieuwe wetgeving is een excuus, een uitvlucht die niet relevant is. Een gemeente krijgt dagelijks te maken met aangepaste wet- en regelgeving. Het is ook niet zo dat deze als een donderslag bij heldere hemel wordt aangekondigd. Gemeenten hebben soms jaren de tijd zich voor te bereiden op dergelijke wijzigingen.
Dat de gemeente nu faalt op dit dossier geeft aan dat er structurele gebreken zijn.
Ik zou verwachten dat de gemeente de volle focus zou zetten op het oplossen van deze problemen zodat ze zich in ieder geval op een juiste manier kan wijden aan haar basistaken. Maar ik krijg de indruk dat de gemeente erg druk is met allerlei randzaken, of het nou een Vuelta is of een 900-jarig bestaan, terwijl ze haar primaire taken klaarblijkelijk gewoon niet op orde heeft. Maar goed, wellicht is dat ook geen verrassing. Tenslotte, if you pay peanuts you get monkeys to do the wortk.
@JdV
“Ik lees de volgende problemen: Niet goed werkende processen. Onvoldoende menskracht. Onvoldoende kennis bij het personeel.”
Je ziet de belangrijkste over het hoofd; de absolute ijzeren wil om iedere vorm van transparantie naar burgers te saboteren.
Elke keer als ambitieuze popiejopie politici met onzinplannen en stokpaardjes ambtenaren aan het werk zetten loopt dit probleem weer een verder stukje uit de hand. Dus als er ‘capaciteit’ vrijgemaakt moet worden voor bijvoorbeeld een buitenlandse wielerwedstijd, een songfestival, een internationale klimaatconferentie of een E-race weet u dat het gewone werk van de gemeente weer vertraging oploopt. Welke politieke partij durft het (vóór de gemeenteraadsverkiezingen) aan om nu eerst het eigen huis op orde te brengen voordat men weer feest gaat vieren?
Ik lees het volgende: ieder onderzoek kost € 50000 tot € 75000 per 1 onderzoek. U leest het goed: 1 onderzoek. Ga dat is vermenigvuldigen met 1028? Doe is x 50000? Ik vraag mij werkelijk af wie dit organiseert. Ik bied aan om de hele klus af te handelen voor 50% van de kosten ( 51.400.000 ) is 25 miljoen. ( ik rond het af.)
Wedden dat ze ( gemeentelijk bestuur/ambtenaar/secr. gemeente/burgemeester) mij niet bellen? En alle commentaren hier helpen ook niet. Wel de humor natuurlijk. Hoewel het lachen je echt vergaat bij deze publicatie.
Veel meer actief openbaar maken, want eenmaal openbaar… Zorgt ook voor een zekere transparantie (of juist niet, want dat effect kan veel info ook hebben.
En inderdaad dit inrichten als standaard proces. Weet dat er nogal ad hoc met dit soort verzoeken wordt omgegaan waarbij het verzoek als een hete aardappel door de organisatie gaat.
Dat was me al eerder opgevallen in de begroting 2022.
Dit lijkt me crucialer om op te lossen dan proefballonnetjes de wereld in sturen (VVD-E-racing), of voor-leuk-projecten om zieltjes mee te winnen (zoals d’66 zo vaak doet); vele politici weten niet meer wat het is om aan goed bestuur te doen.
Zie hier de erosie in het vertrouwen in de politiek.
Hoezo werkt de overheid nog steeds met tijdelijke contracten? Dit is volstrekt niet in lijn met de geest van nieuwe wetgeving die in jan. 2020 is in gegaan, op last van de overheid zelf.
Dus als ik het goed lees, neemt de gemeente Utrecht eerst een afdeling aan om alle stukken zwart te lakken en dicht te timmeren, maar hebben ze niet bedacht dat het transparant maken ook weer een afdeling vol aan personeel kost.
Ik kan heel makkelijk bedenken hoe de gemeente per jaar 1,5 afdeling kan besparen. En dan hoeven ze in december ook geen jankverhaal te publiceren over vermeende ambtelijke werkdruk. Zucht.
@baliekluiver, gewoon stadsbelang stemmen. En niet weer landelijk politieke partijen doen. Massaal stadsbelang en dan en meerderheid en dan opruiming houden.
Intransparantie, incompetentie en schuld afschuiven lijkt me wel een goede omschrijving.
Management wijsheid: de bedrijfscultuur wordt bepaald door de top.
Misschien is het heel hoog tijd voor enig zelfreflectie bij het college?
Ik ben voor transparantie, maar de manier waarop het nu is geregeld mbv WOB-verzoeken, legt veel te veel beslag op de tijd van ambtenaren.
Eens met Wies; veel meer geautomatiseerd openbaar. Leer van Noorwegen!
Het enige ideaal dat dat onze lokale politici hebben is het opbouwen van een politiek CV met luchtfietserij projecten. Om op deze manier op de blauw zetels in Den Haag terecht te komen.
Utrecht en de bewoners kan ze echt niets schelen !
@Baliekluiver +1
Het is aan de politiek om af te wegen hoe belangrijk openbaarheid is en hoeveel het mag kosten. Maar dat bestuurders ermee worstelen, lijkt me eigenlijk wel logisch.
1. De Wob laat het mensen toe om onbeperkt documenten op te vragen, zonder belang te stellen of kosten te betalen voor het uitzoekwerk. Veel mensen weten niet wat ze eigenlijk zoeken, dus ze doen dat ook. Anderen zijn boos of wantrouwend dus maken expres ‘gebruik’ van deze optie.
2. De archieven van vrijwel alle gemeenten zijn niet op orde, als gevolg van de digitale revolutie. Burgers appen en mailen naar gemeentes en al die stukken moeten geordend.. Gaat de overheid hierin niet mee, dan is zij klantonvriendelijk. Maar gaat ze wel mee, dan groeit te databerg. Dus moeten appjes op telefoons van bestuurders of ambtenaren eigenlijk gearchiveerd of tijdig vernietigd. Maar dat is vrijwel ondoenlijk. Dan heb je nog verschillende systemen per afdeling of team, backups, etc. De databerg is groot en onoverzichtelijk. Dus ‘alles’ goed doorzoeken kost tijd en capaciteit
3. De documenten die je dan vindt (bij een beetje onderwerp heb je het al snel over honderden mails, memo’s, concepten, etc), moet je goed screenen. Dat moet per alinea. en is vaak een kwestie van interpretatie, want er zijn allerlei uitzonderingsregels. Openbaar je te weinig, dan schend je de Wob. Maar openbaar je te veel, dan veroorzaak je wellicht een datalek of breng je anderen schade toe.
4. Het gevolg is dat de Wob handmatig maatwerk is en dus heel veel tijd en geld kost. Software helpt hierin nog onvoldoende en eerlijk gezegd twijfel ik of het ooit genoeg zal helpen. De gestelde 50.000 euro voor een fors verzoek is helaas niet zo’n gekke gedachte ben ik bang.