De gemeente Utrecht gaat per 2013 haar gemeenteberichten digitaal aanbieden. De huidige verspreiding via Utrecht Dichtbij (voorheen Ons Utrecht) van de Telegraaf Media Groep (TMG) zal daarmee ophouden te bestaan. Uit een verspreidingsonderzoek is gebleken dat de krant, die een oplage telt van 120.000 stuks, niet 100 procent wordt verspreid en niet door iedereen wordt gelezen. De verspreidings- en gebruiksmogelijkheden van digitale voorzieningen zijn groter dan de traditionele papieren vorm.

Iedereen die over een internetverbinding beschikt, kan tijd- en plaats onafhankelijk toegang krijgen tot diverse soorten informatie, waaronder overheidsinformatie. Uit onderzoek (Utrecht Monitor van november 2010) blijkt dat in de stad Utrecht sprake is van een zeer grote internetdichtheid, namelijk 91 procent. Daarnaast bieden alle gemeentelijke bibliotheken de mogelijkheid om, zonodig met begeleiding, gebruik te maken van publieke computers met internetverbindingen. De afgelopen jaren zijn door ontwikkelingen zoals tablets, open wifi-voorzieningen en smart phones de mogelijkheden om internet te gebruiken naast de vaste huisaansluitingen nog verder toegenomen. De verspreidings- en gebruiksmogelijkheden van digitale voorzieningen zijn daarmee groter dan de traditionele papieren vorm. Online publiceren kan met een nieuwe landelijke applicatie (GVOP). Daarmee zal de bekendmaking via Utrecht Dichtbij, de Gemeenteberichten en het Gemeenteblad beëindigd worden. Wat de gevolgen van deze maatregel zijn voor het huis-aan-huisblad van de TMG is nog niet duidelijk.

Met het digitaal publiceren van wettelijk verplichte mededelingen verbetert de dienstverlening aan burgers en ondernemers aanzienlijk. In de papieren bekendmakingen moet handmatig de lijst van bekendmakingen worden doorgenomen om vast te stellen of er mogelijk iets relevants tussen staat. In de digitale vorm hoeft dit niet meer. Burgers kunnen met trefwoorden, zoals postcode en soort besluiten, directer zoeken en krijgen meteen de relevante informatie op een gebruiksvriendelijke wijze gepresenteerd op het beeldscherm. Ook is er een attenderingsservice, waardoor geïnteresseerden gericht per e-mail geïnformeerd worden, op het moment dat er besluiten worden gepubliceerd die voldoen aan hun vooraf opgegeven criteria. Online publiceren leidt tot een structurele besparing van ongeveer 225.000 euro op drukkosten. De voor de aanschaf en beheer kosten van GVOP zijn 25.000 euro voor de komende vier jaar. Per saldo levert het online publiceren van bekendmakingen 200.000,00 euro op. Met deze structurele besparing van twee ton wordt invulling gegeven aan een bestaande taakstelling van het Communicatiebureau.

Nadat de gemeenteraad de bekendmakingsverordening heeft vastgesteld, zal deze gepubliceerd worden in het gemeenteblad van de gemeente Utrecht. Tevens zal de vaststelling door de gemeenteraad van deze verordening en op de gemeentepagina in “Utrecht Dichtbij” worden gepubliceerd. Actuele informatie over deze verordening wordt eveneens gepubliceerd op de website Centrale voorziening Decentrale Regelgeving (CVDR) te vinden via www.overheid.nl. Vanzelfsprekend wordt een communicatiecampagne ingezet om aan de digitalisering bekendheid te geven. Hiervoor worden ook advertenties geplaatst in Utrecht Dichtbij en op www.utrecht.nl.