Arno van Os duwt een karretje met daarop een drieluik door Museum Catharijneconvent. Hij rijdt het waardevolle item behendig over drempels en door deuren. “Dit is ABM s56”, vertelt hij. Van Os kent bijna alle voorwerpen in het museum, hij werkt er dan ook al meer dan 25 jaar.

Museum Catharijneconvent is een rijksmuseum voor religieuze kunst. Dit is goed te merken als je in gesprek bent met Van Os. Hij kent de meeste stukken vooral bij hun database-nummer maar spreekt ook regelmatig over Christusbeelden, piëta’s en devotieprenten. Van Os werkt in het museum, dat in het voormalige klooster het Catharijneconvent zit. Hij is registrator op de afdeling collectiebeheer. In 25 jaar heeft hij een hoop zien veranderen en daar is hij medeverantwoordelijk voor.

Digitalisering

Het was 1991. “Ik had mijn studie aan de Reinwardt Academie afgemaakt en mijn eindexamenproject afgerond in het Rijksmuseum van Oudheden – ik had een formulier gemaakt in een database-programma dat veel gebruikt werd in Nederlandse musea. Toen ik klaar was met mijn eindexamenopdracht had ik nog een contract van drie maanden gekregen om wat zaken af te ronden. Ik was bijna klaar toen het Catharijneconvent verschillende musea belde met de vraag of er iemand verstand had van dit soort database-bestanden.”

Het was nog de tijd dat alles nog op papier werd bijgehouden. En in die periode ging het Deltaplan voor Cultuurbehoud in werking. “Veel musea in Nederland hadden een achterstand in het behoud en beheer van hun collecties; het Rijk heeft toen subsidie verstrekt voor het digitaliseren van informatie over collecties. Papieren inventarisatievellen moesten worden omgezet in een digitale database om zo de informatie voor toekomstige generaties te behouden.” Zodoende kon Van Os aan de slag bij het Catharijneconvent.

Tegenwoordig is hij specialist op het gebied van het softwarepakket Adlib Museum. Deze applicatie voor collectiebeheer wordt in Nederland veel gebruikt. Van Os programmeert zelf en wordt ook door andere musea ingehuurd vanwege zijn kennis. Zijn specialiteit is om de digitale database zo makkelijk en toegankelijk mogelijk te maken voor het museum, met zo veel mogelijk waardevolle informatie. De gehele collectie is inmiddels ook toegankelijk via het internet.

Hoewel veel van Van Os’ werk achter de computer plaatsvindt, heeft hij ook veel van de museumstukken in zijn handen gehad. “Om te controleren of wat er in onze database staat klopt met de werkelijkheid moeten we ze bekijken.” Het museum heeft zo’n zeventigduizend objecten en dat is dus jaren werk. Nog steeds blijken er soms spullen te zijn die nog niet digitaal zijn gearchiveerd. Ook zijn er nog steeds objecten gearchiveerd die niet meer te vinden zijn. Van Os: “Soms verrichten we echt speurwerk.”

Hij noemt een voorbeeld. “Er was onlangs iemand die onderzoek deed naar een kerk in Friesland. Hij was erachter gekomen dat in 1965 objecten vanuit die kerk naar het Aartsbisschoppelijk Museum waren getransporteerd. De collectie van dit museum is tegenwoordig onderdeel van ons museum en zodoende kwam hij bij ons terecht. Op de transportlijst die hij had, stond een object dat we niet konden terugvinden in onze database. Ik ben gaan uitzoeken hoe dat kon. Na een lange zoektocht aan de hand van oude foto’s kwamen we erachter dat het een piëta was, een Maria met een gestorven Christus op schoot, en dat die tegenwoordig in een kerk in Weert staat. Het Aartsbisschoppelijk Museum had het voorwerp nadat het in 1965 verworven was pas in de jaren 80 van de vorige eeuw opgenomen in zijn inventaris, maar was inmiddels al niet meer bekend met de wijze waarop dit object in het museum terecht was gekomen.”

Voormalig klooster

Vandaag heeft Van Os een drieluik uit het depot gehaald. “Het is jaren geleden gerestaureerd, maar alleen gefotografeerd in zijn oude staat. Hoog tijd dus om het opnieuw te laten fotografen.” Omdat het museum in een oud klooster zit is er niet één groot depot. De stukken worden bewaard in verschillende ruimtes. “Voorheen werden de temperatuur en luchtvochtigheid in deze ruimtes op grote rollen papier bijgehouden. Een collega moest elke week al die rollen papier vervangen. Tegenwoordig gebeurt dat allemaal digitaal.” Eén ding is in al die jaren niet veranderd; het vervoeren van kostbare kunstwerken is een voorzichtig karweitje. Gewapend met witte handschoenen heeft Van Os het drieluik van de wand gehaald en in het karretje geplaatst. Nu rijdt hij het via de binnentuin naar de fotograaf – de enige route vanuit dit depot. “Als het regent, kan het dus niet doorgaan.”

Hoewel de digitale database al ver gevorderd is, blijft er constant werk. “Als we stukken in bruikleen krijgen, kunstwerken uitlenen, of een nieuwe tentoonstelling hebben, moet alles steeds weer opgeslagen worden.” Van Os probeert zoveel mogelijk informatie in Adlib te zetten. “Het lukt sinds een paar jaar ook om de audiotours aan de database te koppelen, ook die blijven dus goed bewaard.”

De museummedewerker ervaart vrijheid in zijn werk: “Ik kan zelf met oplossingen of ideeën komen om de database beter te maken. Daarnaast mag ik me dagelijks met kunst bezighouden. Het is een bijzondere collectie met stukken die dateren vanaf de middeleeuwen. Die heel oude objecten geven het werk toch iets extra’s.”