Met een documentbeheersysteem kun je belangrijke informatie ordenen, zodat deze gemakkelijk toegankelijk is en kan worden gedeeld. Een goed documentbeheersysteem is gebruiksvriendelijk, veilig en bevat geen onnodige bestanden. Wil je weten hoe je je document management kunt verbeteren? De onderstaande stappen dragen hier aan bij! Jij en je werknemers kunnen dan gemakkelijk de juiste bestanden terugvinden, terwijl ze bovendien nooit meer verloren gaan. 

Maak één hoofdmap 

Zorg ervoor dat al je bestanden in dezelfde hoofdmap worden opgeslagen. Voor de meeste mensen werkt het gebruik van Windows ‘mijn documenten’ prima. Je kunt zelfs een hoofdmap “gedeelde bestanden” maken als je bedrijf afhankelijk is van toegang tot informatie vanaf meerdere werkstations. Eén hoofdmap zorgt ervoor dat je documenten niet verloren gaan op je computer.

Gebruik supmappen

Wees niet verlegen over het gebruik van mappen. Voeg mappen binnen mappen toe voor eenvoudigere toegang. Je mappen kunnen er bijvoorbeeld ongeveer zo uitzien:

Financieel > 2023 > Facturen > Betaald

Door submappen voor factuurverwerking te maken, kun je gemakkelijker een specifiek document vinden. Kies een organisatiesysteem dat het beste bij je organisatie past en geef je medewerkers duidelijke instructies om deze te beheren en te onderhouden.

Wees specifiek

Wanneer je bestanden een naam geeft, wees dan beschrijvend en specifiek. Gebruik indien mogelijk namen, data en altijd dezelfde structuur. Door de bestanden met een bepaalde naam aan te roepen, kun je snel de bestandsnamen scannen, zodat je geen afzonderlijke bestanden hoeft te openen om te zien of dit het bestand is dat je nodig hebt. Als je bestanden deelt, voeg je extra details toe, zodat iedereen die toegang heeft tot de bestanden weet wat ze openen. Bijvoorbeeld: Dennis Jansen_factuur_2023_001_betaald. Als iemand dit bestand ziet, weet hij of zij de naam van de klant, het factuurnummer, wanneer de factuur is gemaakt en dat deze betaald is.

Sla bestanden op

Als het je doel is om je werkruimte netjes te houden, is onderhoud van cruciaal belang. Bewaar bestanden waar ze thuishoren. In plaats van veel bestanden op het bureaublad op te slaan en ze later naar de juiste plek te verplaatsen, kun je ze beter meteen opslaan op de plek waar ze naartoe moeten. Het kan een paar seconden extra duren om het de eerste keer goed te doen, maar het is een stuk eenvoudiger dan twintig bestanden tegelijk op verschillende locaties te archiveren.

Ruim bestanden op

Reserveer elke week een paar minuten om je bestanden te bekijken en ervoor te zorgen dat alles op de juiste plek zit. Verwijder geen oude bedrijfsbestanden tenzij je weet dat je ze nooit meer nodig zult hebben. Maak in plaats daarvan een inactieve map of archiefmap waarin je oude bestanden kunt verplaatsen. Houd de archiefmap geordend op onderwerp en datum, zodat je indien nodig gemakkelijk oude informatie kunt terugvinden. Beschouw dit als onderdeel van je wekelijkse algemene administratieve taken. Het kan zijn dat je naarmate de tijd verstrijkt, mappen moet toevoegen of consolideren. Regelmatig onderhoud zorgt ervoor dat dit proces slechts enkele minuten duurt.