Veel bedrijven hebben er naar uitgekeken om een eigen beurs of congres te organiseren of te bezoeken. Wat dat betreft is de provincie Utrecht echt dé regio waar je terecht kunt voor een evenement, congres of beurs. Zoek je als bedrijf een locatie voor een congres of vergadering dan heb je veel keus in deze centraal gelegen provincie.

De historie van beurzen in Utrecht is al meer dan honderd jaar oud. Van 26 februari tot 10 maart 1917 vond de eerste voorjaarsbeurs van de Domstad plaats. Wat dat betreft heeft Utrecht de afgelopen honderd jaar z’n reputatie als stad voor congressen en evenementen hoog gehouden.

Locatie

Ben je van plan om een congres, masterclass of ander evenement te houden dan is het goed om te kijken welke locatie je daarvoor het beste kunt kiezen. Een centraal gelegen locatie in het midden van Nederland zoals de provinciehoofdstad Utrecht is hiervoor ideaal. Voor een masterclass of congress komen belangstellende vaak uit het hele land. Een congreslocatie Utrecht is dan ideaal, omdat niemand dan echt ver hoeft te reizen. Qua bereikbaarheid via openbaar vervoer of met eigen auto ben je in dit knooppunt van wegen en andere verbindingen op de ideale plek. 

Vergaderen

Naast evenementen en congressen zoeken bedrijven vaak ook naar vergaderlocaties. Het is dan mooi dat we sinds eind februari weer iedereen zonder restricties kunnen ontvangen. De corona-maatregelen zijn nu grotendeels van tafel zodat we onbezorgd bijeen kunnen komen en reizen. Een vergaderruimte huren Utrecht kan nog een hele puzzel zijn. Vaak zie je door de online bomen het bos niet meer. Het aanbod is wat dat betreft enorm groot. Gelukkig hebben ze bij Van der Valk Exclusief veel ervaring in het organiseren van events en hebben ze in de regio Utrecht verschillende locaties waar uit gekozen kan worden. Naast Hotel Utrecht en Hotel Houten kun je ook kiezen voor Hotel Vianen.

Moderne communicatie

Het tegenwoordige vergaderen stelt wel hogere eisen dan dat we die gewend waren in de jaren zeventig van de vorige eeuw. Een rokerig zaaltje met een paar stoelen, plastic planten en een rood-wit geblokt kleedje als tafelbedekking behoren tot een ver verleden.

Het draait in de huidige bedrijfscultuur om goede communicatie. De middelen om optimaal te communiceren en te presenteren heb je bij een extern gehuurde locatie beslist nodig.

Eigenlijk is het in de huidige tijd vanzelfsprekend dat er vrij beschikbare wi-fi aanwezig is. Deelnemers aan een vergadering willen ook graag hun laptop of mobiele telefoon aan kunnen sluiten of opladen. Verder willen de sprekers tijdens een vergadering of een congres duidelijk hoorbaar zijn met een draadloze microfoon, terwijl er zeker een beamer of videoscherm voorhanden moet zijn om de flitsende presentatie goed over te brengen.

Catering en overnachting

Ben je aan het einde van een congres of vergadering flink moe van wat je allemaal te horen en gezien hebt gekregen, dan kan je vaak nog even napraten met je collega’s in een ontspannen omgeving. Het is fijn als de afterparty goed geregeld is en je de mogelijkheid hebt om bij de locatie ook te overnachten, zodat je de volgende ochtend weer fris naar huis of naar het werk kunt gaan.