Kijk je altijd op tegen je BTW-aangifte, wil je meer uit handen geven of een makkelijker programma? Genoeg redenen om een nieuw boekhoudprogramma te kiezen. Er zijn een aantal dingen waar je op moet letten voor een soepele werking. Denk aan efficiëntie, snelheid, gebruiksgemak en veiligheid. In dit blog gaan we dieper in op de mogelijkheden en helpen we je de juiste keuze te maken.

Een online programma

Meestal schaf je een offline boekhoudprogramma eenmalig aan en betaal je apart voor de updates. Terwijl een online boekhoudprogramma vaak een abonnement vereist voor toegang en gebruik, met altijd up-to-date software in de cloud, toegankelijk vanaf elk apparaat. Hoewel de tijd van bonnetjes in schoenendozen voorbij is, biedt de wet nog ruimte voor papieren administratie, Excel of aangepaste open source software. Zolang dit voldoet aan wettelijke vereisten. Offline boekhoudprogramma’s missen vaak voordelen die online boekhoudprogramma’s wel bieden. Excel mist bijvoorbeeld allerlei functies zoals het monitoren van uitstaande facturen, wat vaak handmatig moet gebeuren en foutgevoelig is. Met een online programma verloopt het proces sneller en verminder je handmatige invoer, wat de kans op fouten verkleint.

Een alles-in-een pakket

Een handige financiële administratie omvat verschillende taken, zoals het verwerken van facturen, het beheren van betalingen en het controleren van budgetten. Het is ideaal om al deze taken te kunnen uitvoeren met één tool. Voordat je investeert in nieuwe boekhoudsoftware, is het belangrijk om te bedenken welke taken deze software moet kunnen uitvoeren, zowel nu als in de toekomst. Kies daarom voor software die gemakkelijk kan worden uitgebreid en aangepast aan jouw behoeften. Belangrijke aandachtspunten zijn onder meer hoe je boekhoudkundige documenten wilt verzamelen en met welke externe tools en platforms je boekhoudpakket moet kunnen samenwerken. Daarnaast is integratie van verschillende functionaliteiten belangrijk voor efficiëntie bij het maken van financiële analyses.

Kies de partner die bij jou past

Al bij al ben je best wat tijd kwijt aan de boekhouding, afhankelijk van de grootte van je bedrijf of werkzaamheden. Natuurlijk is het de bedoeling dat een hoop uit handen wordt gegeven aan het gekozen programma. Maar een deel blijft bij jou. Kies daarom een oplossing die niet alleen de producten levert, maar ook ondersteuning biedt. Zie het als een huwelijk, een boekhoudprogramma dat in goede en in slechte tijden ondersteuning biedt. Is er mogelijkheid tot persoonlijk contact, een goede klantenservice? Of is alles gedigitaliseerd? Is de technische ondersteuning opgenomen in de prijs of apart beschikbaar? Denk ook aan de toegang tot zelfstudie via een e-platform of een klantenservice die in jouw taal beschikbaar is. Het zijn punten waar je later veel profijt aan hebt.

Koppelingen en uitbreidingen

De uiteindelijke kosten van het programma tellen natuurlijk mee in de definitieve keuze. Maar vergeet niet alleen naar het kostenplaatje maar ook naar de uitbreidmogelijkheden te kijken. Je onderneming zal blijven veranderen, groeien of een ander aanbod krijgen. Daarom is het handig dat het programma dat je kiest deze veranderingen aankan. Een goedkoop pakket kan beperkt zijn, terwijl een grotere investering zich snel terugverdient. Denk aan allerlei koppelingen, uitbreidingen en functies die het jou als ondernemer uiteindelijk makkelijker maken.