Als omzet groeit maar het geld achterblijft
Een Utrechtse cateraar levert een volle week lang aan bedrijven op het Papendorpse bedrijventerrein, de reviews zijn lovend en de facturen zijn keurig verstuurd. Toch staat er na dertig dagen nog geen euro op de rekening. Het personeel moet worden betaald, de oven heeft onderhoud nodig en de volgende voorraad moet al in huis zijn. Dat frictiemoment tussen presteren en betaald krijgen is voor veel mkb’ers in de regio herkenbaar, of je nu een creatief bureau aan de Catharijnesingel runt of een technisch toeleverancier in Lage Weide.
Cashflow is vaak de bottleneck van gezonde groei. Betaaltermijnen van 30 tot 60 dagen zijn gebruikelijk en grote opdrachtgevers rekken soms nog wat langer. Ondertussen lopen vaste lasten door. Juist in die spagaat zoeken ondernemers naar manieren om sneller over hun omzet te beschikken zonder direct een lening af te sluiten.
Factoring in heldere stappen
Factoring is in de basis eenvoudig: je verkoopt een factuur aan een partij die het bedrag grotendeels direct uitbetaalt, zij wachten daarna op de uiteindelijke betaling van jouw klant. Wie de fundamenten wil begrijpen, kan starten bij wat is factoring, waar de werking in begrijpelijke taal wordt uiteengezet.
In de praktijk verloopt het vaak zo: je levert en factureert zoals je gewend bent, je dient de factuur in bij de factor, na een check op je klant en de factuur volgt binnen korte tijd de uitbetaling van het grootste deel. Zodra je klant betaalt, wordt het resterende bedrag verrekend minus de afgesproken fee. Zo maak je slapende omzet weer liquide, wat ruimte geeft voor voorfinanciering van nieuwe opdrachten.
Wat maakt het anders dan een lening
Bij factoring verkoop je een vordering die al bestaat, je haalt geen extra schuld op je balans. Dat kan gunstig zijn voor je financieringsmix en voor je slagkracht tijdens piekperiodes, bijvoorbeeld rond grote evenementen of bouwprojecten.
Voor wie werkt factoring goed
Ondernemers die regelmatig op rekening leveren en duidelijke, gespecificeerde facturen sturen profiteren het meest. Denk aan creatieve bureaus met langdurige trajecten, uitzend- en detacheringsbureaus met wekelijkse loonkosten of leveranciers in bouw en techniek die leveren aan grotere hoofdaannemers. Ook seizoensbedrijven, zoals horeca-cateraars tijdens de festivalkalender, halen rust uit voorspelbare cash-in.
Startups en seizoenspiekers
Jonge bedrijven met groeiende orderportefeuilles lopen vaak tegen de grens van hun werkkapitaal aan. Door een selectie van facturen te verkopen, blijft er ruimte voor marketing, inkoop en personeel. In drukke maanden overbrugt factoring de periode tussen leveren en betalen, zonder dat je jouw prijzen hoeft te verhogen puur om de langere betaaltermijn te compenseren.
Bedrijven met lange betaaltermijnen
Werk je voor corporates of overheden, dan zijn betaaltermijnen van 45 tot 60 dagen niet ongewoon. Factoring maakt die wachttijd korter en voorspelbaarder. Let er wel op dat je opdrachtgever factoring contractueel toestaat en dat de factuur geen discussierisico bevat, bijvoorbeeld door meerwerk dat nog niet formeel is geaccordeerd.
Kosten, risico’s en wat je vooraf wilt weten
Factoring kost geld, meestal een percentage van het factuurbedrag. De prijs hangt samen met het risico op niet-betalen, de omvang en spreiding van je debiteuren en de services die je afneemt. Rekenvoorbeeld: op een factuur van 10.000 euro betaal je bijvoorbeeld 2 procent aan fee, daar tegenover staat directe uitbetaling van bijvoorbeeld 98 procent en minder tijd en energie in debiteurenbeheer.
Zonder en met terugkoopverplichting
Er zijn varianten met en zonder terugkoopverplichting. Bij een contract met terugkoopverplichting moet je een factuur terugnemen als je klant niet betaalt, bij non-recourse ligt het kredietrisico bij de factor. Dat laatste is vaak duurder, maar biedt extra zekerheid. Vraag altijd expliciet hoe disputen worden behandeld en wie de lead heeft in het klantcontact bij betalingsissues.
Vier vragen voor je tekent
– Hoe wordt de fee berekend: per factuur, per debiteur of op jaarbasis?
– Welke facturen komen in aanmerking en welke juist niet?
– Hoe wordt je klant geïnformeerd en blijft de toon van communicatie zoals jij die wilt?
– Sluit de factoringsoftware aan op je boekhoudpakket, zodat je administratie actueel blijft?
Zo pak je het praktisch aan
Begin met een nuchtere inventarisatie. Zet je debiteurenlijst op volgorde van betalingstermijn en volume, markeer de klanten die structureel later betalen en bepaal welke facturen zich lenen voor factoring. Meestal zijn dat afgeronde, niet-discussiegevoelige leveringen aan kredietwaardige klanten.
Start klein en meet
Kies een proefperiode van drie maanden met een beperkt factuurvolume. Monitor KPI’s die ertoe doen: dagen dat er geld uitstaat, het percentage tijdig betaalde facturen en de tijd die je team besteedt aan nabellen. Reken door wat het oplevert als je met de vrijgekomen cash sneller kunt inkopen met korting of extra opdrachten kunt aannemen.
Houd je klantrelatie centraal
Informeer vaste klanten vooraf, zeker in een compacte markt als de Domstad waar reputatie snel rondgaat. Leg kort uit waarom je voor voorspelbare cashflow kiest en dat je leverkwaliteit en service daarmee juist verbeteren. Zorg dat de tone of voice in betalingsherinneringen past bij jouw merk en dat je één aanspreekpunt behoudt voor vragen.
Alternatieven en slimme combinaties
Factoring is geen alles-of-niets. Combineer het met een strakker kredietbeleid, zoals een aanbetaling bij maatwerk of een betalingskorting bij snelle betaling. Ook het standaardiseren van offertes en opleverdocumenten verkleint discussierisico’s, wat factoring goedkoper en soepeler maakt. Werk je met projecten, dan helpt faseren in deelfacturen om eerder te kunnen financieren.
Voor veel Utrechtse ondernemers voelt factoring als het moment dat regenwolken openbreken boven de singel, ineens komt er beweging in de cashflow. Met de juiste voorbereiding, heldere afspraken en een scherpe blik op kosten wordt die stroom stabiel, zodat je met vertrouwen kunt investeren in de volgende stap.
