Als bedrijf wil je dat de klantenservice goed op orde is. Klanten verwachten dit ook van je bedrijf. Het levert je een hogere klanttevredenheid op, wat natuurlijk veel waard is. Maar hoe lukt het je nu om de klantenservice te optimaliseren? Misschien struggle je hiermee als ondernemer. Of wil je gewoon inspiratie opdoen. In dit artikel ontdek je praktische tips!

Op meerdere manieren bereikbaar

Allereerst is het goed om te weten dat klanten je op verschillende manieren willen kunnen bereiken. Dit verschilt namelijk per klant. Waar de een het liefst een mail stuurt, wil de ander juist telefonisch contact. Voorzie hier zo goed mogelijk in, door op meerdere manieren bereikbaar te zijn. De standaard? Dat is tegenwoordig toch wel per telefoon, mail en chat. Bij telefonisch contact kun je een mobiel nummer delen, maar een vast nummer staat net wat professioneler. Liever wel kunnen opnemen op een mobiele telefoon? Dat kan met een vast nummer op mobiel. Zo ben je flexibel in je bereikbaarheid als bedrijf. Houd verder de binnenkomende berichten goed bij, zowel per mail als chat. Hier wil je immers zo snel mogelijk op reageren.

Snel reageren

Snel reageren is een belangrijk tweede punt. Klanten zijn vandaag de dag namelijk vrij ongeduldig. Langer dan een dag wachten op een reactie op een mail? Dat is doorgaans al te lang. Probeer daarom binnen 24 uur te reageren. Als je hier niet aan kunt voldoen, kun je een autoreply instellen die mensen direct laat weten binnen hoeveel dagen ze een reactie kunnen verwachten. Als je werkt met een chatfunctie, is het de bedoeling om (vrijwel) direct te reageren. Werk daarom alleen met een chat als je dit ook waar kunt maken. Maar goed om te weten is in ieder geval: hoe eerder je reageert, hoe beter. Hiermee onderscheid je je zelfs van concurrenten op de markt.

Personeel voor de klantenservice

Zoals je hierboven al leest, zijn de eisen vanuit de klant vrij hoog. Als kleine onderneming kun je zelf nog wel het klantencontact op je nemen. Maar naarmate je bedrijf groeit, wordt dit steeds minder haalbaar. Je hebt immers ook andere taken om je op te richten. Ga daarom liever aan de slag met goed personeel voor de klantenservice. Zo kun je dit, na training, uit handen geven. Je kunt hiervoor professionele klant contact diensten inzetten, om te voldoen aan de behoeften van de klant. Klantenservicemedewerkers richten zich op de interactie met klanten, via verschillende manieren van communiceren. Met geavanceerde technologieën zorg je voor vlotte en efficiënte communicatie met klanten, of dit nu per telefoon, mail of chat is.

Vriendelijk en begripvol

Kies de juiste tone of voice binnen het klantcontact. Dit is een belangrijke manier om je te onderscheiden. De kunst is om altijd vriendelijk en begripvol te blijven, al is een situatie nog zo vervelend of ingewikkeld. Daarbij kun je de tone of voice aanhouden die je verder ook binnen je bedrijf toepast bij andere communicatie uitingen. Hier kun je klantenservicepersoneel op trainen. Met een workshop bijvoorbeeld! Onthoud dat de taak inhoudt om klanten zo goed en snel mogelijk te helpen. Zelf boos worden of ander onprofessioneel gedrag vertonen, is daarbij uiteraard niet bepaald efficiënt.

Leren van negatieve feedback

Je komt er niet omheen: op bepaalde momenten krijg je te maken met negatief klantencontact. Probeer daar juist iets uit te halen! Je kunt dit bijvoorbeeld meenemen in trainingen voor je klantenservicepersoneel. Voorbeelden van hoe het niet moet, of van hoe het fout kan gaan, kunnen heel leerzaam zijn. Uiteraard kun je hieruit ook een database opbouwen om terug te kunnen halen hoe je het beste kunt handelen in bepaalde situaties. Die informatie kan op een later moment immers ook nog eens relevant zijn.

Hoe klein of groot je bedrijf ook is, zorg dat je je klanten goed te woord staat. Hoe je dit aanpakt, is namelijk van invloed op je hele organisatie. Sta klanten professioneel, snel en efficiënt te woord. Hopelijk hebben de bovenstaande tips je geïnspireerd om dit op de juiste manier aan te pakken.