Voor ruim 75 procent van de ondernemers is personeelstekort één van hun grootste problemen, zo blijkt uit cijfers van het CBS. Het tekort aan personeel zorgt voor een hogere werkdruk en hogere loonkosten.

Bedrijven halen daarom personeel uit het buitenland, bijvoorbeeld om te werken in de voedingsindustrie en de logistiek. Maar er zijn ook andere oplossingen mogelijk om het tekort aan personeel (deels) op te lossen en de werkdruk te verlagen.

Focus op tijdverspilling

Als je te weinig personeel hebt, is tijdverspilling het laatste wat je als ondernemer wilt. Focus daarom niet alleen op het vinden en behouden van personeel, maar ook op het oplossen van tijdverspilling.

Door dat te doen heb je minder personeel nodig, verlaag je de werkdruk en vergroot je het werkplezier. Dat is drie keer winst! Maar hoe doe je dat dan, tijdverspilling oplossen?

Automatiseer processen

Als werkzaamheden repetitief en tijdrovend zijn, kun je er gif op innemen dat er tijd verloren gaat. Door te automatiseren kun je tijd winnen en saai werk elimineren. Automatiseren is dus bijzonder effectief om tijdverspilling tegen te gaan en kun je in allerlei processen toepassen, bijvoorbeeld:

• Voorraadbeheer: als de voorraad voor een product onder een ingesteld niveau komt, kun je geautomatiseerd nieuwe producten bestellen.
• Orderafhandeling: bestelbevestigingen kun je automatisch versturen en doorzetten naar het magazijn.
• Administratie: inkomende en uitgaande betalingen kun je automatisch verwerken met een koppeling tussen de bank en de boekhoudsoftware.

Eén van de manieren om te checken of er sprake is van tijdverspilling, is door aan een applicatieontwikkelaar te vragen of bepaalde handelingen geautomatiseerd kunnen worden. Het zal je verbazen voor welke werkzaamheden dat (deels) mogelijk is.

Volg een lean six sigma training

Met de lean six sigma methodiek richt je een proces in op basis van de klantbehoefte. Daarbij optimaliseer je het proces, zodat je verspilling van tijd en geld voorkomt.

Automatiseren kan daar een onderdeel van zijn. Met de lean six sigma methodiek kijk je vanuit een breder perspectief naar processen en kan het bijvoorbeeld zijn dat je bepaalde werkzaamheden volledig schrapt of ingrijpend aanpast.

De basis van de lean six sigma methodiek leer je in een yellow belt training. De green belt training is de meest uitgebreide training lean six sigma training, waarin je naast de methodiek ook leert hoe je om kunt gaan met weerstand in teams als je processen wilt veranderen.

Gebruik projectmanagementsoftware

Onnodige en lange vergaderingen over de voortgang van projecten zijn voor niemand leuk en een bron van tijdverspilling.

Totaal onnodig, want met projectmanagementsoftware kan iedere werknemer 24/7 zien hoe het met de voortgang van een project gaat, wie wat doet, wat de deadlines zijn, enzovoorts.

Bovendien kun je de meeste projectmanagementsoftware gratis uitproberen, zodat je zonder verplichtingen kunt ontdekken welke oplossing voor jou het beste is. Voorbeelden van populaire projectmanagementsoftware zijn Asana, monday.com en Trello.

Wees flexibel met werktijden en werklocaties

Naast het oplossen van tijdverspilling kun je de productiviteit van jouw personeel verbeteren, zodat je minder personeel nodig hebt om dezelfde hoeveelheid werk te verrichten.

Een van de manieren om dat te doen is door flexibel te zijn met werktijden en werklocaties. Geen mens is immers hetzelfde, dus dat geldt ook voor jouw personeel.

De één is ’s ochtends vroeg het meest productief en de ander werkt liever tot ’s avonds laat door. De één presteert het beste met mensen om zich heen, terwijl de ander het meeste werk verricht als hij op een zolderkamer zit.

Door als werkgever flexibel te zijn met werktijden en werklocaties kun je de productiviteit verbeteren en het werkplezier vergroten. Natuurlijk is het niet voor al het soort werk mogelijk om met verschillende werktijden en locaties te werken, maar benut deze kans als dat niet zo is.

“Als je doet wat je deed, dan krijg je wat je kreeg”

Misschien een dooddoener, maar deze quote is hartstikke waar. Probeer de tips die we hebben gedeeld daarom uit of neem andere acties om het personeelstekort op te lossen. Iedere actie die je neemt, maakt het tekort aan personeel iets kleiner.