De gemeente Utrecht heeft een nieuwe aanbesteding voor afdrukapparatuur en ondersteunende dienstverlening uitgeschreven. Wegens verschillende rechtszaken duurt de aanbesteding nu al ruim twee jaar.

Utrecht is een grote klant voor elk printerbedrijf. Met jaarlijks ruim 23,7 miljoen zwart/wit en bijna 5 miljoen kleurenafdrukken op 4750 ambtenaren.

Door lange rechtszaken tegen Xerox in een vorige aanbesteding is de gemeente al ruim twee jaar bezig me het vinden van de meest voordelige printleverancier. De gemeente won de rechtszaak die Xerox had aangespannen en heeft nu een nieuwe bieding naar buiten kunnen brengen. In 2014 komt het nieuwe stadskantoor gereed en Utrecht wil dan een nieuwe start maken. De raamovereenkomst met de nieuwe printerleverancier gaat vermoedelijk in op 1 oktober 2013 en heeft een looptijd van zes jaar.

Geschiedenis

Het aanbestedings-drama begint in april 2011. Dan schrijft Utrecht zijn eerste printeraanbesteding uit. Drie grote printerfabrikanten, Océ, Ricoh en Xerox, nemen deel om het lucratieve vierjarige leasecontract binnen te krijgen.

Na twee maanden wint Océ de voorlopige gunning. Maar de inschrijving van Océ blijkt niet aan de eisen te voldoen, waarop Utrecht de toekenning intrekt. Na herberekening van de twee resterende inschrijvingen geeft Utrecht concurrent Ricoh, de eigenlijke nummer 3, de definitieve gunning.

Zowel Océ als de nummer 2, Xerox, stappen naar de rechter. Die stelt de gemeente in beide zaken in het gelijk, maar dan kent de Hoge Raad de deal alsnog aan Xerox toe, waarop Ricoh weer een cassatieprocedure start.

Maar nadat de gemeente, nog geen maand later, de aanbesteding eind 2012 opnieuw in de markt brengt, kwam het  tot een vijfde kort geding, nu van Xerox, dat een verbod op de nieuwe aanbesteding wil afdwingen. Xerox verloor dit.