Door: Maurice Hengeveld 

De gemeente Utrecht besteedt zo’n half miljoen euro per jaar aan persvoorlichting. Dat heeft het college van burgemeester en wethouders geantwoord op vragen van de lokale SP-fractie over de hoge kosten van de gemeentelijke communicatie. De partij maakt zich zorgen over de overdaad aan ‘propagandakrantjes’ en vraagt zich af of Utrecht niet beter kan bezuinigen op ‘de overdreven hoeveelheid aan voorlichters’ in plaats van op bijvoorbeeld bibliotheekvestigingen in de stad. De reactie van het college blijft beperkt tot de afdeling persvoorlichting, maar communicatie is méér dan persvoorlichting alleen!

Aanleiding
De SP kwam in juli dit jaar tot haar vragen naar aanleiding van een artikel in de Volkskrant van 10 juli met de kop ‘Einde Britse stadhuis-Pravda’s’, waarin werd ingegaan op de overbodige hoeveelheid propaganda die vanuit het stadhuis over de stad wordt verspreid. ‘Ook in Utrecht worden met regelmaat, mede namens de gemeente Utrecht, propaganda-krantjes uitgebracht’, stelt de SP. Daarnaast worden er volgens de partij aan de lopende band ronkende persberichten geschreven over de meest minimale collegebesluiten. Het college stelt in haar reactie van 13 september zich niet te herkennen in het beeld van ‘stadhuis-Pravda’s’, dat de SP schetst. Communicatiemiddelen worden breed ingezet om inwoners, ondernemers en media te bereiken, aldus het college. Daarvoor heeft de gemeente, volgens het college, 12 persvoorlichters in dienst op circa 90 journalisten die zich met de stad Utrecht bezighouden. In 2013 verdwijnt er wegens bezuinigingen één fte op de afdeling persvoorlichting, aldus het college.

Organisatie en beleid
Door de gemeente Utrecht worden gemeente breed middelen ingezet om inwoners, ondernemers en media te informeren: zoals persberichten, wijkberichten en nieuwsbrieven. Volgens het college is het beleid hierbij, dat er zoveel mogelijk digitale middelen worden ingezet tenzij de doelgroep een gedrukte versie vereist. Verder geeft de gemeente ook wijkberichten uit. Deze zijn bedoeld bewoners/ondernemers in de buurt actief en gericht te informeren over werkzaamheden/projecten/uitnodigingen van de gemeente. Ze worden niet gemaakt op het stadhuis, maar op diverse plekken binnen de gemeente. De verantwoordelijkheid voor perswoordvoering ligt volgens het college bij het team Bestuurscommunicatie en Perswoordvoering op het stadhuis, dat ongeveer de helft van haar tijd besteedt aan perswoordvoering en maken van persberichten. De andere helft van de tijd gaat naar advisering en regie op de communicatie uitvoering in de organisatie. Daarmee komen de (personele) kosten voor perswoordvoering op circa 500.000 euro.

Meer dan perswoordvoering alleen
Gemeentelijke communicatie is echter méér dan perswoordvoering alleen. Zo wordt de communicatiefunctie van de gemeente uitgevoerd door het Communicatiebureau, waar eind vorig jaar 122 mensen (106,5 fte) werkten. Communicatie valt binnen de gemeente, net als bijvoorbeeld management, secretariaten en andere stafdiensten onder overheaddienstverlening. Als onderdeel van de lopende Organisatievernieuwing ‘via B’ is vorig jaar opdracht gegeven om de overheadorganisatie opnieuw in te richten. Hiervoor zijn contourenschetsen gemaakt die op 17 januari dit jaar zijn goedgekeurd door het college. Daarin werd een aantal belangrijke conclusies getrokken. Zo blijkt uit het rapport, dat er vaak geen heldere definitie wordt gehanteerd van wat het Communicatiebureau precies levert en tegen welke kosten. Ook bleek dat de gemeente een veelheid aan communicatiemiddelen inzet, waarbij vaak geen afweging wordt gemaakt tussen kosten en baten. De bestedingen aan (promotioneel) drukwerk zijn weliswaar de laatste jaren al gedaald, van circa 1 miljoen euro in 2007 naar  740.000 euro in 2010, maar de groei van internet en de sociale media maken, volgens het rapport, in combinatie met de gevraagde versobering, een kritische afweging in de inzet van middelen onontkoombaar. Ook selectiever en meer doelgroepgericht communiceren kan daarbij helpen. Besparingen op drukwerk zijn zeker mogelijk, maar lastig in te schatten en toe te rekenen.

Negatief resultaat
De totale begroting van het Communicatiebureau komt, volgens het rapport, in 2011 uit op 6,97 miljoen euro. Daarvan is 4,01 miljoeneuro bestemd voor concern, bedrijfsvoering en andere kosten. De resterende 2,96 miljoen is beschikbaar voor de diensten. Naast deze begroting hebben opdrachtgevers getekend voor 1,36 miljoen euro aan aanvullende opdrachten in de vorm van maatwerk. Los van de transitie heeft het Communicatiebureau te maken met een aantal lopende taakstellingen die niet of alleen met sterke vertraging worden ingevuld. De prognose voor 2011 is dat het jaar wordt afgesloten met een negatief resultaat van circa 500.000 euro. Besparings- en vernieuwingsvoorstellen zijn gericht op het opstellen van een gemeentelijke visie op communicatie, een reductie van het management, het scherper definiëren van producten en diensten en dus taken, efficiëntere werkprocessen én training. De in de contourschetsen voorgestelde transitie heeft ingrijpende gevolgen voor het personeel. Er vervalt 27,5 fte aan functies, dat betekent grofweg het verlies van 32 arbeidsplaatsen. Uit het bedrijfsplan moet blijken welke functies het precies betreft.

SP is boos
De redactie van DUIC vroeg SP-raadslid Michel Eggermont afgelopen maandag per e-mail om reactie op de vage uiteenzetting vanuit het college, waarin met geen woord wordt gerept over het omvangrijke Communicatiebureau. Eggermont reageerde daarop tot op heden niet, maar gaf wel aan AD/UN te kennen dat hij niet snapt waarom het college geen openheid van zaken geeft. Volgens hem is het niet de eerste keer dat vragen vanuit het college niet volledig worden beantwoord. De gemeente geeft in AD/UN toe dat haar communicatie meer behelst dan alleen persvoorlichting maar geeft niet aan waarom daarover naar de SP toe geen duidelijkheid is gegeven.